Con el propósito de fortalecer los controles de la información contable y tributaria de nuestras compañías y personas naturales, además de prevenir inconsistencias en la Información Exógena Tributaria, queremos compartir algunas recomendaciones relacionadas con la creación, actualización y manejo de los terceros en los sistemas contables.
Durante los últimos períodos gravables hemos atendido diferentes requerimientos y solicitudes de aclaración relacionados con inconsistencias en la información reportada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, algunas de las cuales tienen su origen en errores presentados desde el momento de creación del tercero en el sistema.
Es importante recordar que la Información Exógena se construye a partir de la información de las operaciones registradas durante el año. Por ello, la calidad de la información reportada no depende únicamente del proceso final de elaboración de los formatos de exógena, sino que comienza desde la correcta identificación y registro de cada tercero.
La DIAN contempla que la información reportada puede ser objeto de corrección cuando se presentan inconsistencias y establece responsabilidades para quienes suministran dicha información.
¿Qué tipo de errores debemos evitar?
Entre las situaciones que pueden generar diferencias o dificultades en los procesos de conciliación y validación se encuentran:
- Número de identificación digitado incorrectamente.
- Tipo de documento errado.
- Nombres o razones sociales que no corresponden a la identificación del tercero.
- Errores en el dígito de verificación.
- Creación de personas naturales como personas jurídicas o viceversa.
- Duplicidad de terceros en el sistema.
- Utilización de terceros genéricos cuando es posible identificar al beneficiario real.
- Información desactualizada.
- Creación de terceros con información suministrada verbalmente o sin soporte documental.
Estos errores pueden parecer menores al momento de registrar una operación, pero posteriormente pueden generar diferencias en los reportes tributarios y requerir procesos adicionales de revisión, conciliación, aclaración o corrección.
Recomendaciones para la creación de terceros
Antes de crear un nuevo tercero, solicitamos tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
1.Verificar la documentación:
La información debe tomarse de documentos confiables y actualizados, como el RUT, documento de identidad, certificado de existencia y representación legal u otros documentos que permitan validar la identificación.
2. Revisar el número de identificación:
Debe verificarse cuidadosamente cada dígito y, cuando corresponda, el dígito de verificación.
3. Confirmar el tipo de documento:
Es importante seleccionar correctamente si se trata de NIT, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte u otro documento aplicable.
4. Buscar previamente el tercero en el sistema:
Antes de crear un nuevo registro, debe verificarse que el tercero no exista previamente, con el fin de evitar duplicidades.
5. Verificar nombre o razón social:
La información registrada debe corresponder a la identificación y documentación oficial del tercero.
6. No modificar información sin soporte:
Cualquier actualización o modificación de los datos debe estar respaldada por la documentación correspondiente.
7. Mantener la información actualizada:
Cuando un proveedor, cliente o tercero modifique su información, esta deberá ser comunicada oportunamente para realizar la actualización correspondiente.
Importante: todos participamos en la calidad de la información
Sabemos que en muchas compañías o en las oficinas de nuestros clientes la creación de terceros no es realizada directamente por el área contable, sino por secretarias, auxiliares administrativos, personal de compras, tesorería, facturación o incluso por los mismos administradores o propietarios.
Por esta razón, agradecemos que estas recomendaciones sean socializadas con todas las personas que intervienen en la creación o modificación de terceros.
El objetivo es prevenir el error desde su origen, teniendo en cuenta que resulta mucho más sencillo validar correctamente la información al momento de crear el tercero que identificar y corregir posteriormente una inconsistencia que ya se haya trasladado a los registros contables y tributarios.
Asimismo, la DIAN indica que cuando un contribuyente identifica inconsistencias en la información que un tercero reportó a su nombre, debe solicitar la corrección directamente al informante, lo que evidencia la importancia de que la información sea revisada y validada desde el inicio.
Lista de chequeo para crear un tercero
Antes de guardar un nuevo tercero en el sistema, recomendamos confirmar:
☐ ¿Tengo el documento o soporte oficial del tercero?
☐ ¿El número de identificación fue digitado correctamente?
☐ ¿El tipo de documento es correcto?
☐ ¿El nombre o razón social coincide con el documento?
☐ ¿Se verificó el dígito de verificación, cuando aplica?
☐ ¿El tercero ya existe en el sistema?
☐ ¿Se está evitando crear un tercero duplicado?
☐ ¿La información tributaria y demás datos requeridos están actualizados?
☐ ¿Se cuenta con soporte de la información registrada?
Nuestro compromiso
Desde nuestra firma continuaremos realizando las validaciones y conciliaciones correspondientes dentro de los procesos contables y tributarios. Sin embargo, la prevención de estas inconsistencias requiere del trabajo conjunto entre la administración de cada compañía, las personas encargadas de los procesos administrativos y nuestro equipo contable y tributario.
Agradecemos su colaboración y solicitamos que estas recomendaciones sean tenidas en cuenta de manera permanente, especialmente al momento de vincular nuevos proveedores, clientes, contratistas y demás terceros.
El objetivo es contar con información completa, correcta, verificable y consistente, reduciendo reprocesos y disminuyendo el riesgo de inconsistencias en las obligaciones contables y tributarias de cada compañía.
Cordialmente,
HUMBERTO CADAVID MARQUEZ NUBIA AMPARO ARIAS ARIAS
Gerente General Líder Departamento de Impuestos