GUTIÉRREZ MÁRQUEZ ASESORES S.A.S.
La presente política se elabora de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, y se adopta para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades que desarrolla la empresa. GUTIÉRREZ MÁRQUEZ ASESORES S.A.S., en adelante, GMA garantiza los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
GMA y sus sociedades filiales, vinculadas, asociadas o relacionadas, principalmente recolectan datos para prestar servicios de Revisoría Fiscal, Auditoria, Gerencia de Contabilidades y Asesoría Contable, Administrativa, Financiera y Tributaria, así como, Jurídica en las diferentes ramas del Derecho, actividad en virtud de la cual realiza el tratamiento de datos personales tales como: datos generales, de identificación, de ubicación, sensibles, de contenido socioeconómico, de acceso a sistemas de información, entre otros; los cuales se obtienen se obtienen generalmente: al cotizar o contratar un servicio, en la ejecución de los servicios contratados, previo requerimiento y en procesos de actualización, al comunicarse por cualquier medio o visitar las instalaciones, de terceros cuando interactúan en virtud de un vínculo contractual, familiar o legal con el titular, o al actuar en nombre o representación del titular, o por alguna otra circunstancia; y además en los casos de los empleados o candidatos: al participar en un proceso de selección, suscribir un contrato de trabajo y en la ejecución de la relación laboral. En todo caso, la recolección de datos se limita a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Nombre: Gutiérrez Márquez Asesores S.A.S., en adelante, GMA
NIT: 900.127.403-6
Domicilio y dirección: Calle 7 Sur No. 42-70 Oficina 1609 – Ed. Forum. Medellín, Colombia
Correo electrónico: asesores@gutierrezmarquez.com
Teléfono: (604) 444 5044
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales es aplicable a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que puedan asociarse a una o varias personas naturales y que sean objeto de tratamiento por parte de GMA.
3. DEFINICIONES
Para efectos de esta política se acogen las definiciones establecidas en la normatividad vigente en materia de protección de datos personales:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva;
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud y a la vida sexual.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. TRATAMIENTO Y FINALIDAD
Dentro del tratamiento que realiza GMA a los datos personales de clientes, proveedores, contratistas, empleados, ex empleados, accionistas, y en general de cualquier persona con la cual GMA tenga, hubiese establecido o estableciera una relación, permanente u ocasional, están, entre otros, la recolección, actualización, recaudo, almacenamiento, uso, circulación, supresión, procesamiento, compilación, intercambio, transmisión, transferencia y en general, cualquier tratamiento que se requiera para las finalidades que principalmente se describen a continuación:
- Prestar servicios de Revisoría Fiscal, Auditoria, Gerencia de Contabilidades y Asesoría Contable, Administrativa, Financiera y Tributaria, así como, Jurídica en las diferentes ramas del Derecho, lo que incluso puede implicar entrega de información a terceros tales como, entidades gubernamentales;
- Mantenimiento, desarrollo, gestión y ejecución de relaciones contractuales o comerciales;
- Cumplimiento de obligaciones, deberes y compromisos contractuales y disposiciones legales;
- Fines relacionados con el objeto social de GMA;
- Seguridad, control y seguimiento;
- Suministrar, enviar, compartir, y/o entregar datos personales a empresas filiales, vinculadas, asociadas, relacionadas con GMA ubicadas en Colombia o cualquier otro país, cuando dichas compañías requieran la información para los fines indicados en esta política.
- Comunicación constante, oportuna y efectiva con el titular de los datos, lo cual incluye el envío de información contractual, publicitaria o informativa.
- En casos de empleados y candidatos, además para desarrollar procesos de selección, evaluación, y vinculación laboral, así como para realizar gestiones ante las diversas entidades del Sistema de Seguridad Social Integral en los casos en que fuere necesario.
Previo requerimiento oficial, la Compañía podrá divulgar la información recopilada de los Datos Personales de los Titulares a las entidades gubernamentales para dar cumplimiento a las obligaciones contenidas en las normas colombianas. Así mismo, dando atención a los requerimientos administrativos y judiciales, la Compañía podrá compartir los Datos Personales con entidades que hagan parte de las ramas del poder público, abogados y asesores externos o auditores.
GMA podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información personal, en estos casos, GMA advierte sobre la necesidad de proteger dichos datos con las medidas de seguridad adecuadas, que se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros, todo con el fin de darle el mismo tratamiento de confidencialidad y seguridad.
Datos sensibles: Cuando se trate de datos personales sensibles, GMA podrá hacer uso y tratamiento de ellos en los siguientes casos:
- El titular haya dado su autorización explícita;
- El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, previa autorización de los representantes legales;
- El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular;
- El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
- El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, previa adopción de medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Datos personales de niños, niñas y adolescentes: Cuando se trate de datos personales de niños, niñas y adolescentes, GMA podrá hacer uso y tratamiento de ellos únicamente cuando se traten de datos que sean de naturaleza pública, o cuando el tratamiento responda y respete el interés superior del menor y que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales, previa autorización del representante legal quien deberá escuchar la opinión del menor y valorarla teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. En todo caso GMA en estos casos aplicará los principios y obligaciones establecidos en la normatividad vigente.
5. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL DATO PERSONAL
A más tardar al momento de efectuar la recolección del dato personal, GMA solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su tratamiento, indicando todas las finalidades para las cuales se obtiene el consentimiento, utilizando cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las necesidades que justificaron el tratamiento y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia. Esto excepto en aquellos casos en que por disposición legal no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
Los titulares de los datos personales pueden, en cualquier momento, revocar la autorización otorgada a GMA para el tratamiento de sus datos personales, de forma total respecto a las finalidades autorizadas o de manera parcial en relación con los tratamientos; o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
6. DERECHOS DEL TITULAR DEL DATO PERSONAL
Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos, así como los demás que se establezcan o se llegaren a establecer en la legislación colombiana:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GMA. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a GMA salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley;
c) Ser informado por GMA, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC- quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la SIC haya determinado que en el Tratamiento GMA han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. DEBERES DE GMA FRENTE AL TRATAMIENTO
En su calidad de Responsable del tratamiento de datos personales, GMA ostenta los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Actualizar la información, atendiendo todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada;
f) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente;
g) Propender en todo momento por el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
h) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política;
i) Informar a quien corresponda cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
j) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
k) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.
Como Encargado del tratamiento de datos personales, GMA tiene además los siguientes deberes:
a) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
b) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley;
c) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
d) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
e) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
8. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, es el ÁREA JURÍDICA de GMA, o quien haga sus veces.
9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
En GMA se adopta el siguiente procedimiento para la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos con el fin de que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización:
- Aspectos generales: La petición, consulta o reclamo deberá dirigirse al área responsable, contener la identificación del Titular, la acreditación correspondiente de la calidad en la que se actúa, la descripción clara de los hechos, la dirección física o electrónica para efectos de notificaciones, y los documentos que se pretenda hacer valer cuando hubiere lugar. Con el fin de conservar la prueba de las peticiones, consultas y reclamos, estas deberán formularse por medio escrito dirigidos al área responsable por alguno de los siguientes canales:
Físico: Calle 7 Sur No. 42-70 Oficina 1609 – Ed. Forum. Medellín, Colombia
Correo electrónico: asesores@gutierrezmarquez.com
- Aspectos específicos: Atendiendo a si se trata de una petición, consulta o reclamo, el área responsable seguirá los siguientes lineamientos conforme a la normatividad vigente:
Peticiones: Los Titulares o sus causahabientes podrán presentar peticiones respetuosas a GMA respecto a sus datos personales, estas peticiones se tramitarán en los mismos términos del Derecho de Petición, excepto en aquellos casos que por su contenido correspondan en realidad a consultas o reclamos, caso en el cual se tramitarán en los términos que indicamos a continuación.
Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos o archivo que repose en GMA, quien suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos. Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos o archivo que repose en GMA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante área responsable de GMA.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Sin embargo, sí el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
Atendiendo al principio de seguridad consagrado en la Ley 1581 de 2012, GMA manifiesta que adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal de GMA que realice el tratamiento de los datos personales acatará los protocolos, lineamiento y medidas establecidas con el fin de garantizar la seguridad de la información. En el caso en que se evidencie algún riesgo o violación al Tratamiento de los Datos Personales será responsabilidad de la persona o área que lo detecte informar de manera inmediata sobre tal riesgo al área encargada de la protección de Datos Personales en la Compañía.
Particularmente GMA protege los datos personales que se conservan físicos mediante su resguardo en archivadores que permanecen en cuartos que cuentan con las respectivas puertas con cerradura, con el fin de restringir el acceso únicamente a las personas autorizadas que requieran acceder a la información para alguna de las finalidades antes enunciadas.
Frente a los archivos digitales se conservan en particiones del disco de los equipos a las cuales, de acuerdo al área, únicamente tienen acceso las personas que por su labor diaria deban tener permisos para acceder a dicha información conforme a su actividad y responsabilidad dentro de GMA. Asimismo, se cuenta con un programa en el cual se registra la información asociada con cada cliente, el cual no permite extraer información masiva de los datos allí almacenados. Los datos personales también se pueden agregar a una Base de Datos centralizada, integrada en una plataforma de gestión de información, que sólo podrá ser accedida por funcionarios autorizados de GMA.
Igualmente, las oficinas cuentan con diversos mecanismos humanos y electrónicos que permiten controlar el ingreso de terceros a las instalaciones.
11. REDES SOCIALES:
Las redes sociales (tales como Facebook y Twitter, entre otras) que constituyen una plataforma de comunicación y de interconexión entre plataformas digitales de los distintos usuarios son ajenas a la Compañía y, por lo tanto, no se encuentran bajo su responsabilidad. La información sobre Datos Personales que las personas proporcionen dentro de redes sociales en las que GMA participe como usuario no constituye ni forma parte de los Datos Personales sujetos a la protección de esta Política, siendo responsabilidad de la empresa prestadora de esa plataforma y de quien realiza la publicación de la información.
12. COOKIES:
Las cookies son piezas de información que se descargan y archivan en los discos duros de las computadoras al navegar en una determinada página de Internet que permiten al servidor de Internet recordar algunos datos del usuario. GMA puede usar cookies para identificar a los Titulares de los Datos Personales cuando vuelvan a nuestras páginas de Internet, con la finalidad de proporcionar una mejor experiencia de navegación. Las cookies de GMA no contienen información personal de identificación alguna. La Compañía no controla el uso o contenido de las cookies de terceros. Los navegadores con frecuencia le permiten borrar las cookies existentes del disco duro, bloquear el uso de cookies y/o avisar cuando se encuentran cookies. Los Titulares de los Datos Personales podrán elegir bloquear cookies, en caso tal es posible que no se puedan proporcionar todas las características y funciones de las páginas de Internet.
13. AVISO DE PRIVACIDAD:
En los casos en que GMA no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, publicará un aviso de privacidad en el cual se comunicará al titular la información relacionada con la existencia de las políticas que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. De este se conservará prueba para consulta posterior por parte del titular del dato o de la SIC.
14 TRANFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
GMA en cumplimiento de las finalidades antes dichas podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los titulares parcial o totalmente. Para la transferencia internacionales de datos personales de los titulares, GMA adoptará las medidas pertinentes para que los terceros conozcan y se comprometan a observar y acatar esta Política, bajo el entendió que la información personal que reciban, únicamente podrán ser utilizada para asuntos directamente relacionados con GMA y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente a los establecidos en esta política, además deberá proporcionar niveles adecuados de protección de datos conforme a los mínimos establecidos en la legislación colombiana. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe GMA, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente.
15. VIGENCIA
La presente política rige a partir de 01 de enero de 2015 por un término indefinido incluso para los datos que anteriormente fueran objeto de tratamiento y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen adoptado anteriormente. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de los medios que GMA considere más idóneos para dichos efectos.