Considerando la importancia de la Resolución 000013 de 2021, expedida el 11 de febrero de 2021 por la DIAN y, entendida la misma como un paso importante en la modernización tributaria y la transformación digital, en tanto se configura el soporte de pago de nómina electrónica como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos realizados en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y, de los pagos a los pensionados a cargo del empleador, a continuación, nos permitimos complementar la circular de la semana pasada en los aspectos que creemos importante enfatizar de la nueva normatividad:
¿Qué es la nómina electrónica?
Conjunto de procedimientos a través de los cuales se debe realizar el envío electrónico a la DIAN del “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” y, en los casos en que corresponda, de las “Notas de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica”. Los cuales corresponden respectivamente a:
- Desprendible de pago de nómina en el que se deben incluir los valores devengados, los valores deducidos y el valor neto a pagar al empleado o pensionado.
- Documento por medio del cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica.
Obligados a implementar la nómina electrónica
Los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y, por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas – IVA, cuando aplique.
Calendarios establecidos
- Calendario de acuerdo con el número de empleados:
2. Calendario de implementación permanente:
- Calendario para no obligados a expedir facturas electrónicas de venta:
Inicio fecha de habilitación: marzo 31 de 2022.
Fecha máxima para iniciar transmisión: mayo 31 de 2022.
Periodicidad del documento de nómina electrónica
El documento soporte de pago de nómina electrónica se debe generar en una periodicidad mensual. Cuando existan periodos de pago de nómina diferentes al mensual (quincenal, semanal, etc.) se deberá acumular la información relacionada con los conceptos tanto del devengado como de la deducción y, la diferencia correspondiente.
Requisitos del documento soporte de pago de nómina electrónica
- Estar denominado expresamente como “Documento soporte de pago de nómina electrónica”
- Apellidos, nombre y razón social, NIT del contribuyente obligado.
- Apellidos, nombres y número de identificación del beneficiario del pago.
- Código Único de Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica – CUNE. Entendido como un valor alfanumérico obtenido con el fin de identificar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste respectivas.
- Llevar un sistema interno de numeración consecutivo asignado por el obligado.
- Contenido y valores de los conceptos que correspondan al valor devengado de nómina.
- Contenido y valores de los conceptos que correspondan al valor deducidos de nómina.
- El valor total de la diferencia entre el valor devengado y el valor deducido.
- Medio de pago utilizado al momento de hacer la entrega de la contraprestación económica.
- Fecha y hora de generación.
- Firma digital.
- Apellidos, nombres o razón social y NIT del fabricante del Software y proveedor de soluciones tecnológicas.
Notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica
Son el medio para realizar ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica por errores aritméticos o de contenido que el sujeto obligado debe corregir. Se podrán hacer las notas de ajuste tantas veces se requieran para corregir la información, siendo la ultima validación el documento válido.
Procesos nómina electrónica
Habilitación: Proceso que debe llevar a cabo el obligado, mediante el cual deberá demostrar que el Software adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas cumple con las condiciones establecidas por la DIAN.
Generación: Consiste en estructurar la información que contendrán los documentos soporte de pago y nota de ajuste cumpliendo con las condiciones establecidas por la DIAN.
Transmisión para la validación: Transmitir por internet uno a uno los documentos soporte de pago y nota de ajuste de todos y cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto obligado cumpliendo con las condiciones establecidas por la DIAN.
Validación: Una vez transmitida la información a la DIAN, la entidad verificara que las condiciones establecidas se cumplen. El resultado de este proceso podrá ser “Documento validado por la DIAN” o “Documento rechazado por la DIAN” y, una vez validada la información, remitirá, al obligado a expedir los documentos, un mensaje de validación.
Quedamos a su disposición para ampliar lo indicado y/o resolver cualquier inquietud.
BEATRIZ MARQUEZ GOMEZ
Abogada