El derecho de inspección lo tienen los accionistas de todo tipo de sociedad mercantil para revisar e informarse de la situación jurídica, financiera, contable y, en general, del funcionamiento de la compañía con base en el último año fiscal, pero tiene unos límites materiales y temporales; en este escrito solo lo abordaremos frente a sociedades anónimas y por acciones simplificadas.
Frente a los limites materiales, el derecho de inspección se ejerce para poder enterarse del estado de los negocios sociales con el fin de aprobar balances de fin de ejercicio u operaciones de fusión o escisión. El artículo 446 del Código de Comercio trae una lista que incluye estados financieros, libros contables y de actas, un informe de gestión del administrador, pero no se limitan a esos, son todos los que sean pertinentes para conocer el funcionamiento de la sociedad, con la excepción de secretos industriales (empresariales), así como aquellos que de ser divulgados puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. Los accionistas pueden revisar esos documentos u otorgarle poder a un profesional para su análisis, pero está prohibido tomar fotos o algún tipo de copia, salvo autorización expresa de la Asamblea de Accionistas.
Respecto al límite temporal, es aplicable para asambleas extraordinarias y ordinarias cuando en estas se vaya a aprobar el balance de fin de ejercicio o en casos de fusión o escisión. El término para ejercerlo, es decir, desplazarse al domicilio de la sociedad o por algún medio tecnológico que disponga la administración son los pactados en los estatutos, 5 días hábiles para S.A.S o 15 días hábiles para sociedades anónimas antes de la asamblea. En los estatutos pueden pactar: Términos diferentes para ejercerlo; Dar la posibilidad del derecho de inspección varias veces al año desdibujando sus límites, más un procedimiento para tener claras las reglas para el ejercicio del mismo.
Es vital para los administradores tener presente el derecho de inspección, cumplir con los documentos para tenerlos a disposición de los accionistas, elegir los métodos pertinentes para compartirlos, físicamente o de forma virtual para evitar copias o fotos, mencionarlo en la convocatoria de la Asamblea y dejar constancia de los accionistas que lo hicieron en el acta de la Asamblea. Sin embargo, los accionistas de S.A.S pueden renunciar al derecho de inspección cuando haya de aprobarse balances de fin de ejercicio u operaciones de fusión o escisión, en cuyo caso la renuncia deberá hacerse mediante comunicación escrita enviada al representante legal de la sociedad antes, durante o después de la sesión correspondiente.
DEPARTAMENTO JURIDICO